Berkas rekam medik membutuhkan pengelolaan tersendiri karena memuat beragam data. Medical Record Management and Tracking System merupakan sistem informasi yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan tersebut, yang menyediakan fitur untuk pembuatan, pengelolaan dan pelacakan berkas rekam mediak.

Proses pelacakan sebuah dokumen rekam medis dilakukan secara elektronik dengan menggunakan alat/peranti pemancar radio berfrekwensi tertentu. Peranti ini terdiri dari dua bagian:

• RFID reader berfungsi untuk membaca kode-kode dari RFID tag (label yang ditempel pada dokumen rekam medis pasien) dan membandingkan dengan yang ada di memori reader.
• RFID label berfungsi menyimpan kode-kode sebagai pengganti identitas diri.

Bagian RFID Label

RFID label terdiri dari tiga bagian :

• Lapisan pelindung dari benturan.
• Lilitan antena dan sebuah kapasitor yang membentuk rangkaian beresonansi pada frekuensi tertentu. Antena ini akan menangkap induksi medan elektromagnet dari RFID reader dan mengubahnya menjadi arus sebagai sumber tenaga bagi chip.
• ID chip akan memodulasi arus yang merepresentasikan bit-bit sinyal. Bit-bit sinyal ini berisi kode yang tersimpan di dalam ID chip.

RFID Reader

RFID reader mengeluarkan gelombang radio dan menginduksi RFID label. Gelombang induksi tersebut berisi password (kata kunci ) dan jika dikenali oleh RFID label, memori RFID label (ID chip) akan terbuka. Kemudian RFID label akan mengirimkan kode yang terdapat di memori ID chip melalui antena yang terpasang di label. RFID reader akan membandingkan kode yang diterima dengan kode kunci yang tersimpan di RFID reader.

Modul Medical Record Management and Tracking System

Medical Record Management and Tracking System tersusun atas modul-modul sebagai berikut:

• modul administrator
• modul register data
• modul check-in/check-out
• modul pencarian/searching
• modul tablet viewer
• modul sinkronisasi data
• modul menggambar posisi ruang

Modul administrator berfungsi untuk mengatur jalannya sistem, memberikan hak akses terhadap user, menambahkan data-data master yang dibutuhkan oleh sistem, seperti : mengelola data user, memberikan hak akses user, mengelola data user group, mengelola data wilayah (data propinsi, data kodya, data kecamatan, data kelurahan), mengelola data master agama, mengelola data master pendidikan, mengelola data master pekerjaan, mengelola data master rumah sakit, mengelola data master gedung, mengelola data master ruang rawat, mengelola data Instalasi, sub instalasi dan detail instalasi.

Modul register data berfungsi untuk melakukan penerbitan berkas rekam medik. Setiap berkas rekam medik akan diberikan tag RFID sesuai dengan Nomor Rekam Medik pasien tersebut. Pemberian tag RFID ini bersifat unik dan akan menjadi penanda pada saat pembacaan melalui RFID reader. Setiap berkas rekam medik juga akan dilengkapi dengan metadata sebagai penjelasan atas berkas tersebut. Modul register juga menyediakan fungsi import data dari Sistem Informasi Rumah Sakit yang sedang berjalan.

Modul check-in/check-out berfungsi untuk mendeteksi keberadaan sebuah dokumen RM. Dengan modul ini sebuah dokumen RM akan diketahui berada dalam lemari penyimpanan atau diruang lainnya, selain itu dapat juga diketahui di lemari mana berkas dokumen RM tersebut diletakkan.

Modul tablet viewer menyediakan fitur untuk menampilkan berkas rekam medik dari peranti tablet seperti Ipad. Modul ini memberikan kemudahan bagi dokter untuk melihat berkas rekam medik pasien yang sedang ditangani.

Modul pencarian berfungsi untuk mencari informasi lokasi berkas dokumen Rekam Medik. Lokasi keberadaan berkas rekam medik akan divisualisasikan di layar, sehingga memudahkan petugas rekam medik untuk mendapatkan berkas yang dicari.

Modul sinkronisasi data berfungsi untuk melakukan reposisi berkas berdasarkan posisi terakhir berkas rekam medis terbaca oleh terminal, modul ini diperlukan untuk menghindari terlewatnya sebuah berkas rekam medis dari pembacaan terminal karena pada saat proses pemindahan dokumen label RFID terganggu sinyal, seperti label tertutup benda dari logam, terhimpit dari bahan yang mengandung air, terhalang tubuh petugas atau terganggu sinyalnya karena benda elektronik lainnya.

Modul menggambar posisi ruang berfungsi untuk menggambar denah lokasi/kamar/ruang penyimpanan berkas rekam medis.

• Next